Khi một hồ sơ không còn sử dụng hoặc hết thời hạn lưu trữ, cán bộ có thể thực hiện hủy hồ sơ trên hệ thống
Việc hủy hồ sơ này sẽ không xóa hẳn hồ sơ khỏi hệ thống mà chỉ đánh dấu trạng thái và không còn giá trị sử dụng trên hệ thống